Ao menos uma vez ao ano, conforme determinado pelas normas brasileiras, os sócios e acionistas devem se reunir em reunião anual de sócios ou assembleia geral ordinária, conforme o caso, para tomar as contas dos administradores, deliberar sobre as demonstrações financeiras, eleger ou reeleger administradores e deliberar sobre a destinação do lucro líquido ou prejuízo do exercício social. Além disso, tais reuniões ou assembleias podem contar com outras deliberações relativas ao ente jurídico.

O artigo 1.078 do Código Civil (Lei nº 10.406/02) e o artigo 132 da Lei das Sociedades por Ações (Lei nº 6.404/76) determinam que a reunião anual de sócios ou a assembleia geral ordinária seja realizada nos quatro meses seguintes ao término do exercício social, ou seja, via de regra, devem ser realizadas até o dia 30 de abril de cada ano.

Das reuniões anuais de sócios e assembleias gerais ordinárias deve ser lavrada ata contendo as resoluções aprovadas, sendo que tal ata deverá ser levada a registro na Junta Comercial ou no Registro Civil de Pessoas Jurídicas competente, conforme o caso, para que produza seus regulares efeitos contra terceiros.

No caso das sociedades por ações, será necessário observar as formalidades relativas às publicações legais das demonstrações financeiras previamente à realização da assembleia geral ordinária. Há casos em que tal formalidade pode ser dispensada para as sociedades por ações de capital fechado e até mesmo exigida para as sociedades limitadas, a depender de suas demonstrações financeiras.

Por fim, é importante destacar que a aprovação das demonstrações financeiras pelos sócios ou acionistas é capaz de exonerar a responsabilidade dos membros da administração por suas ações durante o último exercício social, exceto nos casos de erro, dolo, fraude ou simulação. Assim sendo, tal medida se faz relevante e necessária para salvaguardar a conduta e mitigar a responsabilidade dos administradores, bem como visa a embasar juridicamente a destinação dos lucros ou prejuízos apurados no exercício social concluído.

Nossa equipe da prática de Direito Societário se coloca à disposição para adicionais esclarecimentos sobre o tema.