Ao menos uma vez ao ano, conforme determinado pelas normas brasileiras, os sócios e acionistas devem se reunir em Reunião de Sócios, ou Assembleia Geral Ordinária, conforme o caso.
A Reunião Anual de Sócios ou a Assembleia Geral Ordinária têm por objetivo tomar as contas dos administradores, deliberar sobre as demonstrações financeiras, eleger ou reeleger administradores, deliberar sobre a destinação do lucro líquido ou prejuízo do exercício, assim como aprovar a correção da expressão monetária do capital social, no caso das Sociedades por Ações. Além disso, tais reuniões ou assembleias podem contar com outras deliberações relativas à sociedade ou companhia, conforme o caso.

Considerando que o Art. 1.078 do Código Civil (Lei nº 10.406/02) e o Art. 132 da Lei das Sociedades por Ações (Lei nº 6.404/76) determinam que os sócios realizem a Reunião Anual de Sócios ou a Assembleia Geral Ordinária, nos quatro meses seguintes ao término do exercício social. Considerando ainda que, salvo estipulação em sentido contrário, o exercício social coincide com o ano civil (ou seja, tem início no 1º de janeiro e se encerra em 31 de dezembro do mesmo ano), pode-se afirmar que, via de regara, as mencionadas reuniões e assembleias devem ser realizadas até o dia 30 de abril de cada ano.

As Reuniões de Sócios e as Assembleias Gerais Ordinárias devem ser formalizadas mediante a preparação da respectiva ata, a qual deverá ser levada a registro na Junta Comercial competente, para que produza seus regulares efeitos contra terceiros. No caso das Sociedades por Ações, será necessário observar diversas formalidades relativas a publicações legais, as quais, em determinados casos também podem se aplicar às Sociedades Limitadas (e.g. Sociedades Limitadas de Grande Porte).

Por fim, é importante destacar que a aprovação das demonstrações financeiras pelos sócios, ou acionistas é capaz de exonera a responsabilidade dos membros da administração por suas ações durante o último exercício social. Assim sendo, tal medida se faz relevante e necessária para salvaguardar a conduta e mitigar a responsabilidade dos administradores, bem como visa a embasar juridicamente a destinação dos lucros ou prejuízos apurados no exercício social pretérito.

Por Fernando Zanotti / Daniel Franzin